AGENT.E D’ACCUEIL – RÉCEPTIONNISTE

Sous la supervision du DGA, l’agent.e d’accueil a pour mission de fournir un accueil chaleureux et professionnel aux visiteurs au QG et aux client.es d’Entreprendre Sherbrooke. Gérer les tâches de réception, de secrétariat et de soutien aux services et programmes.

Accueil et expérience client

• Être le premier point de contact chaleureux et professionnel pour tous les visiteurs et clients du QG, en créant une expérience mémorable dès leur arrivée.
• Répondre aux appels téléphoniques et courriels avec efficacité et précision, en assurant une orientation claire vers les services ou ressources appropriées.
• Anticiper les besoins des visiteurs en restant informé.e de l’horaire des activités quotidiennes et des services disponibles.
• Maintenir un registre des visiteurs, garantissant un suivi fluide et organisé des interactions.
• Jouer un rôle central dans la gestion des petites urgences lors des réservations (comme fournir des équipements nécessaires).

Soutien administratif et organisationnel :

• Superviser et gérer les billetteries en ligne, tout en maintenant un système fluide et convivial pour les utilisateurs.
• Réaliser la mise en page, les corrections et la présentation des documents internes, notamment ceux liés aux formations et aux activités de l’organisation.
• Assurer la gestion, le classement et l’archivage des documents des clients internes de manière structurée et accessible.
• Collaborer activement à l’organisation et à la réussite des événements spéciaux, levées de fonds et autres projets d’envergure.
• Contribuer à la production de rapports et de statistiques stratégiques pour appuyer les prises de décisions et le suivi des programmes.
• Coordonner les calendriers d’activités et de formations via Outlook 365, tout en gérant efficacement les inscriptions et les besoins logistiques.

Gestion des espaces locatifs :

• Veiller au bon déroulement des activités dans les salles, en étant disponible pour répondre aux demandes des clients ou résoudre tout problème technique ou logistique.
• Jouer un rôle de soutien actif lors des événements, en coordonnant avec les agents de sécurité et en répondant rapidement aux situations imprévues.
• Apporter une touche personnalisée au service en veillant à ce que les utilisateurs des salles se sentent accompagnés et valorisés.

Participation stratégique :

• Contribuer à l’amélioration continue des procédures et outils utilisés, en proposant des idées innovantes et adaptées.
• Soutenir des projets stratégiques et collaboratifs au sein de l’organisation, pour renforcer son impact et sa visibilité.